自社や取引先の担当者が不在だった時のフレーズをまとめました。先方の担当者が休暇をとっていて、いつ復帰するかを知りたい時や、自社の担当者が不在だったり、既に退職している場合に使えるフレーズ集です。
自社の担当者が休みのときの定番フレーズ
Mr. _____ is off today.
～は本日休みをいただいております。
自社の担当者が休みを取っているときは、”人物名 is off today”が定番フレーズです。offには様々な意味がありますが、ここでは「（学校・会社などを）休んでいる」という意味になります。英語では、通常の休日のことをholiday、平日に取る休みのことを”a day off”と言います。
例文
A: May I speak to Mr. Murakami?
村上さんはいらっしゃいますか？
B: I’m sorry, but he is off today.
あいにくですが、本日は休んでおります。
Ms. _ is away on maternity leave.
～は産休に入っております。
担当者が産前産後の休暇（産休）に入っている場合や、育児休暇を取得しているケースもあります。そのようなときには、”be away on 休暇名 leave“（～休暇に入っています）のフレーズを使いましょう。産休（maternity leave）の他にも、育児休暇（children leave）や介護休暇（nursing care leave）等があります。
例文
- Ms. Saito is away on maternity leave until December.
齋藤は12月まで産休に入っております。 - Ms. Saito is away on children leave.
齋藤は育児休暇を取得しております。
取引先、相手先の担当者が休みのときの定番フレーズ
Will he be at the office tomorrow?
明日は出社されますか？
取引先や顧客、お客様に連絡したのに、先方の担当者が不在だったとします。明日出社するかを確認したい場合、”Will he be at the office tomorrow?“が役立ちます。”be at the office”は直訳すると「オフィスにいます」つまり出社していることを表す
例文
A: I’m afraid Mr. Sato is off today.
あいにく佐藤は休みをいただいております。
B: Okay. Will he be at the office tomorrow?
わかりました。明日は出社されますか？
Will he be coming to the office on Monday?
月曜日は出社されますか？
週末の金曜日に連絡したものの、相手先の担当者が不在だったときに使えるフレーズです。この言い回しで、明日ではなく翌週の月曜日に出社するかどうかを尋ねることが出来ます。来週の月曜日なので、より具体的に”on next Monday“としてもOKです。
例文
A: I’m afraid he is off today.
あいにくですが、彼は本日休みをとっています。
B: OK. Will he be coming to the office on next Monday?
わかりました。月曜日には出社されますか？
担当者が長期休暇を取得しており、職場復帰の時期を知りたいとき
When will the vacation end?
休暇はいつまでですか？
相手先の担当者がバケーションなどの長期休暇を取得しているケースがあります。そうしたとき、いつごろ職場に復帰されるのかを確認したいケースもあるでしょう。その時に使える表現が、”When will the vacation end?“です。
“the vacation”はここでは直前の話題に出ていた（はずの）休暇を指します。ちなみに、介護休暇や育児休暇などケースでは”vacation”という単語はふさわしくないので、”leave”（公式な休暇）を使うのが無難です。
例文
A: She’s on vacation with her family now.
彼女は休暇を取って家族と一緒に過ごしています。
B: I see. When will the vacation end? I have something to talk to her.
わかりました。いつ休暇は終わりますか？彼女に話しがありまして。
When will she be back from her vacation?
いつ休暇から戻りますか？
休暇（バケーション）からの復帰予定を聞く２つめのフレーズです。”be back from ～“で「～から復帰する」という意味です。ほかにも”back from a visit to ~”で「～の訪問から戻る」といった使い方も可能です。
例文
A: He’s out on vacation now.
彼は休暇を取っていて不在です。
B: I understand. When will he be back from his vacation?
わかりました。いつ休暇から復帰されますか？
When is he scheduled to be back at work?
いつ仕事に復帰される予定ですか？
バケーション以外に、産休や育児休暇、介護休暇から復帰されるケースも想定されます。このようなケースでは、”vacation”という単語を使うのを避ける必要があります。”be scheduled to“で「～する予定」の意味なので、”be back at work“（仕事に着く）と組み合わせれば「仕事に復帰する予定」という意味になります。
例文
- When is he scheduled to be back at work?
いつ職場に復帰される予定ですか？
担当者が既に退職しているときの定番フレーズ
_____ is no longer with the company.
～は既に退職しております。
自社の担当者が既に退職しているケースに役立つフレーズです。”no longer”は「もう～ではない」といったような意味を持つ表現です。”no longer with us“は「もう私たちと一緒ではない＝退職した」という意味になります。
例文
- I’m sorry, but Mr. Kato is no longer with the company.
恐れ入りますが、加藤は既に退職しております。
翌日に電話をかけ直すことを伝えるときのフレーズ
I’ll call him back tomorrow.
明日またかけ直します。
相手先の担当が不在で、「翌日またかけ直します」と伝えるフレーズです。”will call him back + 時間を表す表現“で「～に再度連絡します」という意味になります。翌日以外にも、週明け（翌週の月曜日等）に連絡する言い回しもあるので、あわせて紹介します。
いくつかの時間を表す表現
- in a few minutes
数分以内に - in an hour
1時間以内に - in the afternoon
午後に - at the beginning of next week
来週の頭に
I’ll call again around _____.
～時頃にまたかけ直します。
電話をかけ直すことを伝える二つ目のフレーズは、”call again around + 時間“です。この表現では、具体的な時間も伝えることができます。応用として、明日の午後2時と伝えるケースを以下に紹介します。
例文
- I will call again around 2 p.m. tomorrow.
明日の午後2時に再度連絡します。
