ビジネス英語

電話で担当者が不在の時に使える英語フレーズ8選

取引先や顧客から電話があり、こちらの担当者が不在の時に使えるフレーズをまとめました。離席中の場合や、出張に出ている時など、状況別にスグに役に立つ言い回しを紹介します。「席を外しております」や「既に退勤しています」などと言いたい時に役立ちます。

担当者が社内にいないときのフレーズ

He’s not in the office right now.
現在外出しております。

担当者が外出中の時の定番フレーズは、”He / She is not in the office now“(いまは社内にいません)です。シンプルかつ詳細を述べずに済むので、非常に使いやすいフレーズです。I’m afraid…(あいにくですが…)をクッション言葉として組み合わせて使うのがオススメです。

例文

  • I’m afraid he’s not in the office right now.
    あいにくですが、現在外出しております。

He’s away from his desk.
席を外しております。

二つ目のフレーズは、”He / She is away from his / her desk“(離席しております)です。”not in the office”とは異なり、社内にはいるけれど対応できない状況のときに使えます。”away from”で「~から離れている」という意味になります。

例文

  • He’s away from his desk at the moment.
    現在席を外しております。

He’s out for lunch.
昼食に出ております。

担当者が昼食に出ていて対応できないときには、”He / She is out for lunch“(昼食に出ています)が便利です。シンプルに”He’s out”でも「外出しています」という意味ですが、”for lunch”を付けることで状況をより限定できます。

例文

  • He’s out for lunch right now. He will get back to the office soon.
    現在昼食に出ております。まもなく戻ると思います。

He’s on business trip.
出張中です。

担当者が出張中で対応できないときは、”He / She is on business trip“(出張中です)が使えます。可能であれば、あわせて担当者の携帯番号を伝えて、そちらへかけてもらうのも良いでしょう。携帯番号を伝えるときは、”let me give you his mobile number”(携帯の連絡先をお教えします)が役に立ちます。

例文

  • I’m afraid he’s on business trip. Let me give you his mobile number.
    あいにく出張中でございます。携帯番号をお伝えします。

He has already left the office today.
本日は既に退勤しております。

担当者が既に退勤しているケースでは、”He / She has already left the office today“が定番です。対応は翌日以降になることが大半だと思いますので、伝言があれば預かることも伝えましょう。メッセージを預かる際には、”May I take your message?”(伝言をお預かりしますか?)が役立ちます。

例文

  • He has already left the office today. May I take your message?
    本日は既に退勤しております。何かお伝えしておきますか?

担当者が別件対応中のときの定番フレーズ

He’s in a meeting.
ミーティング中です。

社内ミーティングや会議、打ち合わせ等で担当者が対応できないときは、”He / She is in a meeting.“が定番フレーズです。”He’s not available”(現在対応できません)などのフレーズと組み合わせて使うことで、相手に状況を理解してもらうのがオススメです。

例文

  • He’s in a sales meeting now.
    現在営業ミーティングに出席しております。

He’s on another line.
別の電話に出ております。

担当者が別件で電話対応中のときは、”He / She is on another line.“が定番フレーズです。「電話が終わり次第折り返しさせます」と伝えたい時は、”I will have him call you back”と言います。こちらもあわせて伝えるとより親切です。

例文

  • I’m afraid he’s on another line. I’ll have him call you back soon.
    あいにくですが、現在別の電話に出ております。すぐに折り返しさせます。

He’s with a client.
接客中です。

担当者が接客中のときは、”He / She is with a client.“が定番のフレーズです。clientは日本語でも「クライアント」として定着していますが、顧客と言う意味です。”be with a client”でクライアントと一緒にいる、つまり接客中であると伝えることができます。

例文

  • He’s with a client at the moment.
    現在接客中でございます。